İnşaat ve altyapı projelerinin yürütülmesi sırasında, proje kontrol ve kayıt altına alma uygulamaları, yöneticiler ve diğer çalışanlar için vazgeçilmezdir. Bu araçlar, gerçekleşen finansal işlemleri kaydetmenin yanı sıra yöneticilere bir projeyle ilgili ilerleme ve sorunlarla ilgili bilgi verir. Proje kontrol ve takip yazılımlarının görevi, bu tür sorunların varlığına ve boyutuna ilişkin gerçekçi analizler sunabilmektir.

Bu bölümde, bir proje sırasında kaynak kullanımı, muhasebe, izleme ve kontrol ile ilgili sorunları ele alacağız. Proje maliyetlerinin yorumlanması genellikle bir proje tamamlanana kadar kolay değildir ve sonrasında ise projeyi doğru yönetmek için çok geç kalınmış olur. Bir projenin tamamlanmasından sonra bile, proje hesapları kafa karıştırıcı olabilir.

Büyük maliyet tasarruflarının sağlanabileceği en önemli zaman, projenin ilk planlandığı zamandır. Proje devam ederken değişikliklerin projeyi geciktirmesi ve maliyetlerin artmasına neden olması da muhtemeldir. Ancak, proje kontrolünün odağı, önemli iyileştirmeler ve maliyet tasarrufları aramak yerine orijinal proje planlarını yerine getirmek ve bu planlardan sapmaları önlemektir.

Proje Bütçesi

Bir proje üzerindeki maliyet kontrolü için, iş planı ve ilgili nakit akışı tahminleri, sonraki proje izleme ve kontrolü için temel referans sağlayabilir.  Nihai veya ayrıntılı maliyet tahmini, proje sırasında finansal performansın değerlendirilmesi için bir temel oluşturur. Maliyetlerin ayrıntılı maliyet tahmini dahilinde olması durumunda, projenin finansal kontrol altında olduğu düşünülmelidir.

Belirli maliyet kategorilerindeki taşmalar problem olasılığını işaret eder ve hangi problemlerle karşılaşıldığını analiz etmek için tam bir parametredir. Gider odaklı inşaat proje planlaması ve kontrolü, nihai maliyet tahmininde yer alan kategorilere odaklanır. Bu durum özellikle az sayıda faaliyeti olan yol asfaltlama gibi hatırı sayılır tekrarlı projeler için geçerlidir.

Proje ile ilgili oluşturulan ayrıntılı maliyet tahmini tipik olarak bir proje bütçesine dönüştürülür ve daha sonra proje bütçesi yönetim için bir kılavuz olarak kullanılır. Ayrıntılı maliyet tahminindeki belirli kalemler iş maliyeti unsurları haline gelir. Bir proje süresince katlanılan giderler, her bir kategorideki orijinal maliyet tahminleriyle karşılaştırılmak üzere belirli iş maliyeti hesaplarına kaydedilir. Dolayısıyla, iş maliyeti hesapları genellikle maliyet kontrolü için temel birimi temsil eder.

Maliyet tutarlarına ek olarak, her bir iş hesabındaki malzeme miktarları ve iş gücü girdileri hakkındaki bilgiler de tipik olarak proje bütçesinde tutulur. Bu bilgi ile gerçek malzeme kullanımı ve işçilik, beklenen gereksinimlerle karşılaştırılabilir. Sonuç olarak, maliyet aşımları veya belirli kalemler üzerindeki tasarruflar birim fiyatlardaki, iş gücü verimliliğindeki veya tüketilen malzeme miktarındaki değişikliklere bağlı olarak tanımlanabilir.

Maliyet Kontrolü için “Tahmin”

Proje yönetimi ve kontrolü amacıyla, yalnızca bir projede meydana gelen maliyet ve gelirlerin geçmiş kaydını dikkate almak yeterli değildir. İyi yöneticiler gelecekteki gelirlere, gelecekteki maliyetlere ve teknik sorunlara odaklanmalıdır. Bu amaçla, geleneksel finansal muhasebe planları bir projenin dinamik doğasını yansıtmak için yeterli olmaz. Hesaplar genellikle rutin maliyetleri ve faaliyetlerle ilişkili geçmiş harcamaları kaydetmeye odaklanır.

Mali hesaplar doğası gereği tarihsel olduğundan, bir projenin gelecekteki seyrini tahmin etmenin veya yansıtmanın bazı yolları yönetim kontrolü için gereklidir. Bu bölümde, maliyet kontrolü ve basit tahminler için bazı yöntemler bulunmaktadır.

Proje durumunu değerlendirmek için kullanılan bir tahmin örneği :

• Bütçeli Maliyet
  Bütçeli maliyet, proje başlangıcında hazırlanan ayrıntılı maliyet tahmininden elde edilir.  Maliyet faktörleri belirlenir tahmini maliyet hesaplanır.
• Tahmini toplam maliyet
  Her bir kategorideki tahmini veya tahmini toplam maliyet, ilerlemeye ve bütçenin oluşturulmasından bu yana gerçekleşen değişikliklere bağlı olarak geçerli olan en iyi maliyet tahminidir. Tahmini toplam maliyetler, bugüne kadar elde edilen maliyet, taahhütler ve ek maliyetlerin toplamıdır.
• Taahhüt Edilen Maliyet ve Maliyeti Maruz Kalma !!
  Her kategoride tahmini tamamlanma maliyeti, firma taahhütlerine ve tahmini ek maliyete bölünür.
• Tarihi Maliyet
  Bugüne kadar gerçekleşen fiili maliyet hesaplarından elde edilebilir.
• Üstte veya Altında
  Her bir kategori için bütçenin üzerindeki veya altındaki tutarı gösterir. Bu sütun, proje bütçesinden sapma derecesinin bir göstergesidir; alışılmadık derecede fazla taşması olan kalemler belirli bir yönetimsel kaygıyı temsil eder.

Finansal Muhasebe Sistemleri ve Maliyet Hesapları

Önceki bölümlerde açıklanan maliyet hesapları, bir finansal muhasebe sistemindeki çeşitli bileşenlerden yalnızca birini sağlar.  Muhasebe bilgileri genellikle üç farklı amaç için kullanılır:

• Günlük planlama, izleme ve kontrol için proje yöneticilerine dahili raporlama.
• Stratejik planlamaya yardımcı olmak için yöneticilere dahili raporlama.
• Proje sahiplerine ve diğer taraflara dış raporlama.

Proje maliyetleri her zaman bir kuruluşla ilişkili finansal hesaplar sistemine dahil edilir. Bu sistemin merkezinde, tüm gider işlemleri bir defteri kebire kaydedilir. Hesapların defteri kebir, belirli projeler hakkındaki yönetim raporlarının yanı sıra tüm kuruluşun finansal hesaplarının temelini oluşturur. Bir finansal muhasebe sisteminin diğer bileşenleri:

• Borç hesapları malzeme tedarikçileri, taşeronlar ve diğer dış taraflardan alınan faturaları kayıtlarını sağlamak amacıyla kullanılır. Ücret faturaları, ödemede yapılan çekler gibi işlemler bu sisteme kaydedilir.
• Alacak hesapları, ödenecek hesapların tam tersini sağlar. Müşterilere kesilen faturalar ve makbuzlar kaydedilir. Alınan gelirler defteri kebire aktarılır.
• İş maliyeti defterleri, proje bütçesi için kullanılan çeşitli maliyet hesaplarında düzenlenen belirli projelerle ilişkili ücretleri özetler.
• Herhangi bir zamanda mevcut olan malzeme miktarını belirlemek için envanter kayıtları tutulur.

Defteri kebir bilgileri, her dönem için bilançolar ve gelir tabloları da dahil olmak üzere kuruluşun finansal raporları için toplanır. Bu raporlar, finansal muhasebe sürecinin temel ürünleridir ve genellikle bir kuruluşun performansını değerlendirmek için kullanılır.

Firmaların finansal raporlama sistemi tarafından yönlendirilen günümüz yönetim muhasebesi bilgileri, yöneticilerin planlama ve kontrol kararlarında çok geç ve yanlış bilgiler verebilmektedir.

Yönetim muhasebesi raporları, yöneticilere maliyetleri azaltma ve üretkenliği artırma çalışmalarında çok az yardımcı olmaktadır. Raporlar genellikle verimliliği düşürür, çünkü işletme yöneticilerinin operasyonlarının ekonomik ve teknolojik gerçekliği ile çok az ilgisi olan ayrıntıları anlamak için zaman harcamasını gerektirirler.

Yönetim muhasebe sistemi de doğru maliyetleri sağlayamamaktadır Maliyet, ürünlere, her bir ürünün firmanın kaynakları üzerindeki taleplerini temsil etmeyen, genellikle doğrudan işgücü temelli basit ve keyfi tedbirlerle dağıtılır.

Sonuç olarak, geleneksel finansal muhasebede kullanılanlar için tamamlayıcı yazılım uygulamaları ile etkili proje kontrolünün gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Proje Nakit Akışlarının Kontrolü

Yöneticiler, projeye finansmanına ait nakit akışlarını içeren projenin genel durumunun değerlendirmesini yapabilmelidir. Etkili kararlar alabilmeleri için maliyetleri, faturaları, tedarikçilere ve yüklenicilere ödenecek tutarları, finansman planı nakit akışlarını takip edebilmelidirler.

Zamanlama Kontrolü

Maliyet kontrolüne ek olarak, proje yöneticileri izleme programlarına da büyük önem vermelidir. İnşaat projelerinde işin tamamlanması için bir son tarih verilir, dolayısıyla projedeki gecikmeler veya diğer faktörler nedeniyle ek maliyetler oluşur. Ortaya çıkan maliyetlerin bütçelenmiş maliyetlerle karşılaştırılması gibi, fiili faaliyet süreleri de beklenen sürelerle karşılaştırılabilir. Bu süreçte, belirli faaliyetlerin tamamlanması için zamanın tahmin edilmesi gerekebilir.

Faaliyetlerin tamamlanma sürelerini tahmin etmek için kullanılan yöntemler, maliyet tahmini için kullanılanlara doğrudan benzerdir.

Maliyet ve Program Bilgilerini İlişkilendirme

Projelerde zaman ve maliyet arasında karmaşık bir ilişki vardır. Projeler ilerledikçe, gecikmeler maliyetleri etkiler ve bütçe sorunları da faaliyet programlarında düzeltmeler yapılmasını gerektirebilir.

Proje yöneticileri, projelerde zaman ve maliyet arasındaki etkileşimi dolaylı olarak bilirken, her iki unsuru da içeren etkili proje kontrol sistemleri bulmak kolay değildir. Genellikle, proje maliyetleri ve çizelgeleri ayrı uygulama programları tarafından kaydedilir ve raporlanır. Proje yöneticileri daha sonra iki bilgi kümesini ilişkilendirmek için zor bir görev üstlenmelidir.

Program ve maliyet bilgisini entegre ederek analiz yapabilecek yapılar oluşturulmalıdır. Sonuç olarak, proje kontrolü daha kesin ve ayrıntılı hale gelir.