Birden Fazla Ekipman Kar Merkezi Nasıl Oluşturulur ?

İnşaat ekipmanlarınız gelir elde ediyor mu ? Yoksa verimsiz çalışmalarından dolayı karınızı mı düşürüyor? Belirli ekipmanların parçaları tüm iş makinası filonuzun karlılığından ödün mü veriyor? Bir ekipmanın arızalanması durumunda, tamir edilmesi, değiştirilmesi veya yenisinin kiralanması daha mı iyidir?

Her ekipmana ayrı bir kâr merkezi olarak muamele göstermiyorsanız, muhtemelen bu ve diğer önemli ekipman yönetimi sorularına net cevaplarınız yoktur.

Ekipman yönetimi karmaşık bir işlem olduğundan, çoğu yüklenici ekipman maliyetlerini ve ilgili gelirleri hassasiyetle izlemez. Genellikle tüm ekipman maliyetlerini ve işlemlerin finansal durumunu tek bir noktada ve alt toplamda tek bir rakam olarak takip eder.

Bir bakışta, özellikle de karlı projelerde bu yeterli bir yaklaşım gibi görünebilir. Ancak, bu yöntem, ekipmanların bazılarında oluşan zararlarda, karın ne kadarını etkilendiğini anlamak, düzeltici önlemler almak için etkili bir yol değildir ve yeterli bilgiyi sağlayamaz.

Daha da kötüsü, bazı şirketler ekipman masrafları ile işletme maliyetlerinin (ofis kirası, telefon giderleri veya fotokopi gibi) benzer olduğunu düşünürler. Bu sebeple ekipmanların karlılıklarını ve önleyebilecekleri giderleri görmezden gelirler. Bu şekilde filonuzun karlılığını mantıklı olarak değerlendiremezsiniz. Ve bir iş maliyeti açısından bakıldığında, bu yöntem doğal olarak kusurludur. Çünkü birden fazla ekipman kullanan işler, hiç ekipman kullanmayan işler ile benzer bir hale gelir. Ve yanlıştır.

İş maliyetleri ve Ekipman maliyetleri arasındaki benzerlikler

İş makinaları ve ekipmanlara sahip olmak, işletmeyi karlı kılacak kritik kararlar verebilecek birtakım ayrıntılar barındırır. İlgili tüm maliyetleri bir araya getirirseniz, şirketinizin neden para kazandığını veya kaybettiğini anlayabilmeniz olası değildir. Dolayısıyla sorunları tespit etmek veya en çok para kazandıran iş türlerini tanımlamak için zorlanırsınız.

Başarılı yükleniciler iş maliyetlerini birinci öncelik haline getirir: Olumlu bir sonuç elde etmek için her bir işin masrafları programına ve bütçesine göre izlenir, gerekli aksiyon adımları günlük olarak uygulanır. Aynı şekilde ekipman maliyetlerini takip etmekte iş maliyetlerini takip etmekten çok farklı değildir.

Birden fazla ekipman kar merkezi oluşturmak, ekipman maliyetlerini yönetmenin en iyi yoludur.

Ekipmanları Tanımlama

İnşaat sektöründe, ekipmanlar, farklı işlemlerde farklı anlamlara gelir. Genel olarak, ekipmanlar dört türe ayrılabilir: 1) ağır ekipman, 2) araçlar, 3) taşınabilir ekipman ve 4) küçük aletler.

Burada tartışılan prensiplerin bazıları tüm ekipman tiplerine uygulanabilse de, bu makale, şirketinizin sahip olduğu ağır iş ekipmanlarına vurgu yaparak ağır ekipmanlara (örneğin kazıcılar, ekskavatörler, ön yükleyiciler vb.) odaklanmaktadır.

Birden fazla ekipman kar merkezi oluşturmak için, proje işleri gibi, filonuzdaki her bir ekipman parçasının ayrı ayrı değerlendirilmesi gerektiği bilinmelidir. Bir ekipmanın karlılığını belirleyen üç faktör vardır: 1) maliyetler, 2) gelir ve 3) kullanım.

Bu nedenle, bir ekipmanın karlı olup olmadığına karar vermeden önce, önce bu üç faktörü belgeleyerek mevcut finansal durumunu belirlemelisiniz.

Ekipman Maliyetleri

Ekipman maliyetleri iki ayrı kategoriye ayrılmalıdır (sahip olma maliyetleri ve işletme maliyetleri) ve daha sonra maliyet türüne göre gruplanarak daha da detaylandırılmalıdır.

Sahip olunacak maliyetler genellikle amortisman ve sigortadır. (Ekipman çalışmasa da  veya bir şantiyede kullanılıyorsa da, şirketiniz bu masrafları karşılayacaktır.) İşletme maliyetleri, bir ekipmanın ne kadar kullanıldığına bağlı olarak değişecek ve bakım, onarımlar ve yakıtı içerecektir.

Ekipman Gelirleri

Birden fazla ekipman kar merkezi oluşturmak için, ekipman ve işleri şirketinizdeki iki ayrı bölüm olarak görmelisiniz. Ekipman geliri, işlerinizde dahili bir kiralama ücreti aldığınızda elde edilir. Ekipman oranınızı belirlemek için, bu ekipmana sahip olma ve işletme maliyetlerinizi ve bugünkü piyasa değerini bilmeniz gerekir.

Bir proje teklifi vermeden önce maliyetlerinizi anlamalısınız, ancak rakiplerinizin iki katı kadar teklif veremez ve projeyi kazanmayı beklersiniz. Dahası, sadece işi alabilmek için zararda bir iş teklif etmek istemezsiniz.

Öte yandan, ekipmanlarınızı kiralamak da her zaman sizi karlı bir hale getirmez. Ekipman maliyetleriniz rekabetçi kiralama oranını aşıyorsa, nedenini belirlemeniz ve devam eden mülkiyetin karlı olup olmadığını anlamanız gerekir.

Ekipman Kullanımı

Bir ekipmanı ne kadar kullandığınız da karlılığını belirlemeye yardımcı olur. Birçok şirket, “Eğer sahibiysek, fazla kullanmıyor olsak bile” düşüncesi tuzağına düşer. Ancak, şirketiniz bir ekipman satın alır ve kullanmazsa, yine de sahip olma maliyetini ödemek zorunda kalır. Ayrıca, aksi takdirde kar olarak sınıflandırılacak para harcamıştır.

Kullanımı değerlendirirken, yıllık kullanımın yanı sıra yaşam boyu kullanımın da net bir şekilde anlaşılması önemlidir.

Her yılı ayrı ayrı değerlendirmek bir takım farklı sonuçlara yol açar. Ancak yıllar birleştirildiğinde, ortalamalar yasası devreye girer ve daha gerçekçi bir kullanım resmi ortaya çıkar. Zaman içinde, geçmiş kullanım verileri filonuzun karlılığını etkileyen önemli kararlar almak için çeşitli şekillerde kullanılabilir. İşte birkaç örnek:

“İş odağımız değişti ve artık iki yükleyiciye ihtiyacımız yok. Kâr açısından bakıldığında, bir tanesini satmalıyız.”

“Beko A’nın kullanımı son üç yılda% 25 azaldı, ancak tüm ömrü boyunca hala çalışacak. Bu bekoyu ne zaman satacağınızı belirlemek için bu azalan kullanıma karşı onarımları izlemeniz gerekir.”

“Firmanız kendimize ait bir ekskavatör olmasına rağmen, kiralık ekskavatör mü kullanıyor. Neden? Bir işe verilecek başka bir iş için boşta duran bir ekskavatör var mı? Bakım veya büyük onarımlar için yedek bir ekskavatöre sahip misiniz? Şu anda başka bir ekskavatör için geçici bir talep yaratan alışılmadık derecede yüksek bir iş yükümüz var mı? ”

Ağır ekipman kiralasanız bile, takip etmek çok önemlidir. Kullanım istatistiklerini kurarak, kiralamaya devam edip etmeyeceğinizi veya kendi ekipmanınızı satın almanın daha mantıklı olup olmadığını belirleyebilirsiniz.

Veri İzleme Teknolojisi

Artık şirketinizin çoklu ekipman kar merkezlerini oluşturmak için izlenmesi gereken bilgiler hakkında bir fikriniz olduğuna göre, bu verilerin tümünü yönetmek için mevcut teknoloji seçeneklerinden bahsetme zamanı. Ekipman yönetimi teknolojisini araştırırken, “iyi, daha iyi ve en iyi” anlamında düşünün.

İyi Bir Çözüm

Bir Microsoft Excel tablosu, daha önce anlatılan genel gider takibi seçenekleriyle karşılaştırıldığında iyi bir ekipman yönetimi çözümü olabilir. Pek çok uzman Excel kullanıcısıdır ve ekipman ayrıntılarını izlemek için kolayca bir elektronik tablo tasarlayabilir. (Aslında, şirketlerin büyük ekipman filolarını yönetmek için geliştirdikleri karmaşık Excel tabloları şaşırtıcıdır.)

Ancak, bir şirket elektronik tabloları kullanarak ekipmanlarını yönetmek için iyi bir iş çıkarsa bile, elektronik tabloları güncel tutmak için gereken manuel veri girişi sayısız saatlerce sürmektedir. Ve, bilgi toplanmasını otomatikleştirmenin bir yolu olmadığından, gerçek zamanlı raporlama mevcut değildir. Ayrıca, formül sorunları ve insan hatası verilerinizin bütünlüğünü sabote edebilir.

Daha İyi Bir Çözüm

Muhasebe programınızın iş maliyeti işlevini kullanmak daha iyi bir seçenek olabilir. Muhasebe yazılımınızın karmaşıklığına bağlı olarak, ekipmanları yönetmek için bu özellikleri kullanırken üç seçeneğiniz vardır:

1) Farklı ekipman parçalarını belirleme aşamalarını ve farklı aşamaları takip etmek için her aşamada birden fazla maliyet kategorisini kullanarak ekipman için tek bir iş kurun.

İş maliyet yazılımınız çok seviyeli bir işi, aşamayı ve maliyet türü yapısını destekliyorsa, ekipman için tek bir iş ayarlayın.

Ardından, iş içindeki her aşama ayrı bir ekipman parçası haline gelir ve farklı maliyet türlerini izlemek için birden fazla maliyet kodu kullanılabilir.

Bu kurulum size daha iyi çözüm kategorisinde en üst düzeyde raporlama esnekliği sağlayacaktır.

2) Farklı donanımları takip etmek için birden fazla maliyet kodu kullanarak her bir ekipman parçasını ayrı bir iş olarak ayarlayın. Birkaç ekipmandan daha fazlasına sahipseniz ancak yazılımınız çok seviyeli iş maliyetini desteklemiyorsa, en iyi yaklaşımınız her bir ekipman parçasını ayrı bir iş olarak ele almak olacaktır.

Her ekipman işinde farklı maliyet türlerini belirlemek için birden fazla maliyet kodu kullanılabilir. Bu kurulum, tüm ekipman işlerindeki büyük onarımların maliyeti gibi çeşitli faydalı raporlar çalıştırmanıza izin verir.

3) Filonuzdaki her ürün için ayrı bir maliyet kodu kullanarak ekipman için tek bir iş ayarlayın. Filonuz küçükse, ekipman için tek bir iş ayarlayabilir ve her ekipmana ayrı bir maliyet kodu atayabilirsiniz.

Bu yaklaşım size diğer iki seçenekle aynı seviyede ayrıntı vermeyecek olsa da, raporlama amacıyla ekipman maliyetlerini merkezi bir konumda toplamanıza izin verecektir.

Unutmayın: İş maliyeti modülünüzü bir donanım yönetim sistemi olarak kullandığınızda, her ekipmanın karlılığını değerlendirmek için manuel veri girişi hala gereklidir.

En iyi çözüm

Birden fazla ekipman kar merkezi oluşturmak için en iyi çözüm, İş makinaları ve ekipman yönetimi yazılımı kullanmaktır.

Bu durumda, yazılımınızı kullanarak ekipmanınızla ilgili her şeyi yönetmek için çeşitli araçlara sahip olacaksınız. Örnekler arasında, koruyucu bakım uyarıları oluşturma ve zamanlanmış bakım veya programlanmamış onarımlar için iş emirleri üretme sayılabilir.

Raporlama da son derece kolay ve basitir. Tipik ekipman yönetimi raporları, maliyetler, kullanım, karlılık ve servis geçmişi dahil olmak üzere çeşitli verileri analiz etmenize olanak sağlar. Bu veriler, belirli ekipman kategorileri, tüm ekipman veya belirli bir kategorideki ekipman (beko, bobcat veya önden yüklemeli yükleyiciler gibi) için analiz edilebilir.

Entegre bir ekipman yönetimi modülü ayrıca, işlere ekipman tahsis etmek ve belirlenen zaman aralıklarında (günlük, haftalık, aylık) iş maliyeti modülüne gönderilen tekrarlayan hareketler üretmek gibi görevleri otomatikleştirir. Bu, ekipman maliyetlerini yönetmek için daha etkili bir yol olmakla kalmaz, aynı zamanda iş maliyetlerinizin daha güncel bir görüntüsünü de verir. Bunun tamamen entegre bir yazılım sisteminde nasıl çalıştığını göstermek için, basitleştirilmiş bir örneğe bakalım:

A Donanımı B İşine günde 100 $ a tahsis edilir. A Ekipmanı şantiyede beş gün kalırsa, iş maliyeti modülünde bir maliyet olarak İş B’ye 500 $ otomatik olarak borçlandırılır. Ayrıca, 500 $ otomatik olarak ekipman modülündeki Ekipman A’ya gelir olarak kaydedilir.

Bu temel örnek gösterilmeye yardımcı olduğu için, güçlü bir ekipman yönetim modülündeki özellikleri kullanarak, her bir ekipman parçası otomatik olarak bir kâr merkezi haline gelir!

Sorular

Bireysel ekipman maliyetlerini, gelirlerini ve kullanımlarını takip ettikten sonra, bu bilgileri etkili şekillerde kullanmaya başlayabilirsiniz. Bu makalenin başında sorulan soruları tekrar edersek artık somut cevaplarımız olacaktır.

Hangi ekipmanın gelir getirdiğini ve hangilerinin zarar gördüğünü belirlerseniz filonuzun genel karlılığını arttırmak son derece kolay olacaktır. Hizmet ömrü, kullanım ömrü ve maliyetlerle birlikte analiz edilerek, bir ekipmanın ne zaman onarılması veya değiştirilmesi gerektiği belirlenir. Zaman içinde, geçmiş verilerin toplanması, ekipman operasyonlarınızın daha net bir resmini çizecektir.

Temel kurguları hazırladıktan sonra, ekipman merkezlerinizin karlılığını artıran stratejik kararlar almaya başlayabilirsiniz. İşler üzerindeki olumsuz etkiyi azaltmak için düzenli bakım yapılması, sonradan bozulmaları önlemek için erken dönemde küçük onarımlar yapılması ve proaktif zamanlama yoluyla kullanımı ve sonrasında geliri iyileştirmek ekipman kazancınızı önemli ölçüde etkilemenin birkaç yoludur.

İyi Yazılım Uygulamaları = Daha Büyük Karlar …