O-MEGA ERP İnşaat İş Yönetimi Yazılımı, tüm projeleriniz için tam bir belge arşivi oluşturmak, yönetmek ve kontrol etmek için entegre bir doküman yönetim sistemi içerir. Mobil belge yükleme, revizyon takibi özellikleri ve çok aşamalı onay iş akışları ile kritik belgelerinizin merkezi bir depoda güvenli bir şekilde yönetebilmenize imkân sağlar.
Dijital Doküman Yönetim Sistemi, cihazlara ve hizmetlere ait kullanım kitapçıkları, çizimler, güvenlik talimatları, servis formları ve demirbaşlara ait teknik ve mali belgelerin, doküman ambarları içerisinde güvenli bir şekilde saklanmasını, belge ve bilgi kaynaklarına hızlı ve etkin ulaşımını amaçlar.
Yapılandırılabilir Belge Deposu
Kolay erişim ve görüntüleme için belgeleri belirli sınıflandırmalarla düzenlemek üzere çok düzeyli ve hiyerarşik bir belge havuzu oluşturabilirsiniz. Belgeler, O-MEGA’ da kullanıcıların sistemde nerede olurlarsa olsunlar ulaşabilecekleri şekilde yapılandırılmıştır. Satınalma, stok depo takibi, proje yönetimi, finans ve ekipmanlar gibi anahtar modüller ile tamamen entegre bir şekilde kullanılır.
Belgeleri Her Yerden Yükleyin
Kullanıcılar, belgeleri sürükle bırak şeklinde ilgili konumlara eklemek için uygulamanın hemen her yerinden yükleyebilirler. Örneğin:
· Satın alma siparişleri
· Malzeme talepleri
· Ekipmanlar
· Faturalar
· Çalışma kartları
· Teklif İstekleri
· Masraflar
· Projeler
· Finans işlemleri
Belge Revizyonu ve Onaylar
O-MEGA, bir belgenin yaşam döngüsünde gerçekleşebilecek revizyonları kayıt altına alır. Belge denetleyicileri, herhangi bir belge için benzersiz bir revizyon numaralandırma sistemi kullanır.
Düzeltmeler ve Sürümler
O-MEGA, değiştirilen belgelerin revizyon sürümlerini de takip eder. Revizyon belgesi, bir dokümanın resmi olarak yayınlanan versiyonudur ve buna göre numaralandırılmıştır. Bir dokümanın herhangi bir geçmiş sürümüne veya düzeltmesine geri dönebilirsiniz.
Çok Aşamalı Onay İş Akışları
Kullanıcılar, iş akışının herhangi bir aşamasında katkıda bulunanları, gözden geçirenleri ve onaylayanları içeren çok aşamalı onay iş akışlarını yapılandırabilir.
Kolay Arama ve Doküman Bulma
O-MEGA, kullanıcıların aradıkları belgeler üzerinde güçlü bir arama ve erişim uygulaması sağlar.
Farklı Formatlardaki Dosyalar
Doküman yönetimi ve arşiv sistemi, çeşitli formatlardaki elektronik dokümanların arşivlenmesini ve yönetilmesini sağlar. Yönetilen dokümanlar, MS Office dokümanları, text dokümanları, çizimler, ses ve video dokümanları gibi farklı formatlarda olabilir. Doküman ve formlar, iş süreçlerinin içerisinde istenildiği anda görüntülenebilir.
Doküman Yönetim Sisteminin Faydaları
- Çizimler ve uygulamalar arasında ilişki sağlanarak, çizimlerin kendi geliştirildikleri uygulamalardan erişilmesini sağlar.
- Dokümanlar türlerine göre gruplandırılarak, farklı klasör yapıları oluşturulabilir.
- İstenildiği anda dokümanların kopyasını alınabilir ya da direkt e-mail entegrasyonu ile e-mail gönderilebilir.
- Sisteme girilen dokümanlar istenildiği an kategori bazında paketlenip yerel dosya sistemine indirilebilir. Bu sayede dokümanların tekrar kullanım olanağı sağlanmış olur.
- Dokümanların iş süreçleri sırasında oluşturulabilmeleri sayesinde, süreçlerin hızlandırılması sağlanır.
- Doküman yöneticisi sayesinde program içerisindeki tüm ekli dokümanlar tek bir ekrandan yönetilebilir.
- Süreli evrak takibi yaparak hatırlatıcı ile entegre çalışır.