Bir inşaat projesini yönetiyorsanız, her şeyin planlandığı gibi gitmesini sağlamak için önemli ölçüde personel, zaman ve para kaynağına ihtiyacınız olacaktır. Dolayısıyla inşaat yönetimiyle ilgili görevlerin uzmanlığa, doğru araçlara ve deneyime ihtiyacı vardır. Bir inşaat proje yöneticisi olarak, görevleriniz çok sayıda alanı kapsayacak, projenizde yer alan çok sayıda acente ile sürekli iletişim halinde olmanız gerekecektir.

Giriş

İnşaat, ağırlıklı olarak organizasyona dayanan bir endüstridir. Birden fazla şirket ve yüklenicinin tek bir işi tamamlamak için birlikte çalışması gerektiğinden, organizasyonu son derece zordur.

Projelerin bütçe dışı bir şekilde satın alma siparişleri yoluyla veya kötü zamanlanmış iş planları sebebiyle zaman içinde ilerlemesini engelleyen ayrıntılar tespit edilebilmeli ve gerekli önlemler alınabilmelidir. O-MEGA Proje Yönetimi Modülü ;

• Projelerdeki tüm fiziki varlıkların kayıt altına alınarak planlı şekilde kullanılmasına imkan tanır.
• Sınırsız sayıda projeyi yönetebilir, aynı zamanda bu projeleri birbirleriyle ilişkili hale getirebilir.
• Etkin zaman yönetimi sayesinde teknisyenlerin hangi projede ne kadar çalıştığını takip eder, gerçek iş gücü maliyetlerini ve proje çalışanlarının, taşeronların performanslarını ölçebilir.
• Projeler içerisinde gerçekleşen tüm satınalma, fatura, hakedişler, harcamalar, iş gücü ve malzeme maliyetleri raporlayabilir.
• Projelerin seyri, giderleri, malzeme ve iş gücü maliyetleri, hakedişler, masraflar, tamamlanan işler, malzeme ve ihtiyaçlar hakkında gerçek zamanlı raporlar sağlar.
• Projelerle ilgili her türlü dokümanı elektronik ortamda arşivler.
• Projelerin bütçe bazlı yönetilebilmesini sağlar.
• Proje süreçleri ile ilgili otomatik hatırlatma ve bilgilendirme mesajları üretir.
• Projelerle ilgili malzeme ve iş gücü ihtiyaçlarını planlar.
• Satınalma modülü ile entegre çalışarak projelerle ilgili malzeme talepleri, teklifler ve siparişlerin takibini sağlar.

 

İnşaat Proje Yönetimi Özellikleri

İş birliği

İnşaat projelerinde genellikle çok sayıda paydaş vardır. Bu nedenle taşeronlar, müteahhitler ve proje sahipleri arasındaki iş birliği kritiktir. Farklı paydaşların yüklenici veya tedarikçi portalları aracılığıyla oturum açmasına ve değişiklik proje bilgilerine, siparişlere, sözleşmelere izin düzeylerine göre ulaşabilmesi önemlidir.

İş birliği, kullanıcıların bulundukları yerden bağımsız olarak bilgilere erişebilmelerini sağladığı için “mobil erişim” çok büyük önem kazanmaktadır. Bu tür bir erişim güncellemelerin anında yapılabilmesi ve şantiye bilgilerinin saniyeler içinde görüntülenebilmesi nedeniyle işbirliğine destek olur.

Belge Takibi ve Yönetimi

Bir projede uygulama boyunca çok sayıda belge paylaşılır. Taşeron firmalar ve yükleniciler arasında yapılan sözleşmeler, satınalma faturaları, projelere ait teknik dokümanlar, personel özlük belgeleri gibi pek çok doküman arşivlenmek zorundadır.

İnşaat proje yöneticilerinin son derece etkili kağıt organizatörleri haline gelmesine yol açan bu durum neyse ki, O-MEGA İNŞAAT YÖNETİMİ YAZILIMI  gibi profesyonel araçlar sayesinde son derece kolay hale gelmektedir. Bu yazılımlar her belgeyi elektronik olarak saklayıp ileterek artan kağıt dosyalarınızı ortadan kaldırmanızı sağlayacaktır. Belgeleri elektronik olarak yönetmek, farklı taraflar arasındaki iletişimi iyileştirir ve bir projeyle ilgili tüm bilgilerin daha ayrıntılı gözetimine izin verir. İyi bir proje yönetim sistemi, kullanıcıların bir veritabanına fotoğraf göndermesine veya bunları talep ve siparişlerine eklemesine izin vererek siparişle ilgili karışıklığı ortadan kaldırır.

En sağlam inşaat yazılımı kullanıcılara önemli (veya sınırsız) depolama alanı ve hangi kullanıcıların hangi belgelere erişebileceğini kontrol etmek için izin ayarları sunacaktır.

Teklif Yönetimi / Sunumlar

Taşeron firmalarınıza ait bilgilere ulaşmak veya tekliflerini izlemek çok fazla organizasyon gerektirdiğinden, teklif verme sürecini yönetmek yorucu olabilir.  Teklif yönetimine sahip yazılım seçerken, kuruluşunuzun sürece nasıl katıldığını dikkate almak ve bu özellikleri içeren bir ürün seçmek önemlidir.

Dolayısıyla teklif sürecinizde kullanacağınız tüm bilgiler, teklif belgeleri, çizim setleri ve sözleşmeler elinizin altında olduğunda teklif süreçleriniz son derece kolay ve detaylı olacaktır.

Şantiye Günlükleri

Yöneticiler, proje sorumluları ve hatta taşeron yöneticiler için, şantiyede olanların günlüklerini tutmak çok önemlidir. Her gün hangi işin tamamlandığını kaydetmenin yanı sıra, malzemeleri ve araçları takip eden iş sahası günlükleri daha doğru satın alma siparişlerine ve daha az israfa neden olur. Bu günlükler ayrıca makinelerin doğru projelerde konumlandırılmasını sağlar veya hangi makinenin hangi şantiyede bulunması gerektiğini size belirtebilir.

Şantiye günlüklerinin işlevselliği sistemler arasında değişiklik gösterir, bazıları kullanıcıların bilgi ile doldurduğu boş belgeler kadar basitken, diğerleri önceden oluşturulmuş şablonları içerecek veya entegre bir zamanlama yazılımından atanan görevlerin bir listesini görüntüleyecek kadar karmaşıktır. Başka bir fark check-in kullanımında yatmaktadır. Bazı yazılımlarda check-in işlevi bulunmayabilirken, diğerleri yönetimin çalışanların ve sahadaki yüklenicilerin verimliliğini daha iyi izlemesine yardımcı olan sanal zaman kartları gibi davranabilir.

Planlama

Planlama, her inşaat projesinin kalbidir, bu nedenle yazılım genellikle bir dizi özelleştirilebilir işlevler içermelidir. Örneğin, proje planının ayrıntılarına göre bir projenin zamanlamasını eşleyen şablonlar oluşturmanıza olanak tanır. Proje tamamlandıktan sonra, şablonu yeniden kullanabilir ve önceki projenin nasıl sonuçlandığına bağlı olarak ayarlamalar yapabilirsiniz.

Taşeronlara görev ve son teslim tarihi atamak da bir diğer yaygın planlama özelliğidir.

Bu şekilde sorumluluk vermek, iş beklentileri konusunda anlaşmazlık veya karışıklık olasılığını ortadan kaldırır. Planlamada değişiklik yapılması gerekiyorsa, kaliteli bir yazılım diğer paydaşları otomatik olarak e-postalarla veya hangi değişikliklerin yapıldığını açıklayan kısa mesajlarla güncelleyecektir. Belirli yazılımlarda, daha yakın ayrıntıları ayarladığınızda gelecekteki son tarihler ve kilometre taşları da otomatik olarak değişecektir.

Planlama takvimi ile yöneticiler programı yavaşlatan şantiye ve taşeronu saptayabilirler. Proje iş planı yapmak herkesin hesap verebilir olmasını sağlayarak iletişim ve üretkenliği artırır.

Tahmin

İyi inşaat yazılımları, uzman proje yöneticilerinin bir proje teklifi hazırlamak için işçilik ve malzemelerin ne kadar tutacağını hesaplamalarına yardımcı olur. Ayrıca bütçe tahminleri ile projelerin finansal ilerleyişini takip eder.

Mobil Erişim

Birçok inşaat profesyoneli sahada ve ofiste işlerin yürüdüğünü takip etmek ister. Dolayısıyla sahadan anında bilgi girişi sağlamak çok önemlidir. Mobil erişim ofis tabanlı teknolojilerden daha da önemlidir. Erişim düzeyi, mobil kullanım için optimize edilmiş web servisleri aracılığıyla iPad, iPhone ve Android telefon gibi çeşitli cihazlar için özel uygulamalar geliştirilerek kullanıma sunulur.

O-MEGA’ nın mobil şantiye yönetimi yazılımı, saha ve ofis ekiplerini birbirine bağlar. İnşaat proje yönetimi ile şantiyedeki herkese günlük proje yürütme araçlarını kullanırken, tüm proje planı göz önünde bulundurulur.

Bir şantiyedeki inşaat yönetim araçları tamamen pratik ve hızlı olmalıdır. O-MEGA Mobil Şantiye Yönetimi kağıt, Excel ve Outlook gibi geleneksel çalışma araçlarından çok daha hızlı, pratik ve kontrollüdür. Bu sayede projelerinize kontrol ve şeffaflık sağlar.

Envanter yönetimi

Envanter yönetimi makinelerin verimli kullanılmasına, depo genel giderlerinin düşürülmesine ve yedek parça tedarik zincirinin yönetilmesine yardımcı olur. Birçok şirket ayrı envanter yönetim araçlarına yatırım yaparken, iyi bir inşaat proje yönetimi yazılımı makine envanterlerini bünyesinde barındırır.

Proje yöneticileri, envanter yönetimi araçları ile envanter ihtiyaçlarını daha net bir şekilde tahmin etmek için üretim, proje ve geçmiş satışlardan elde edilen verileri kullanabilir.

Depo yönetimi

Stok yönetimi araçları gibi, depo yönetimi yazılımı da işletmelerin depolarını daha verimli kullanmalarına yardımcı olur. Depo yönetimi özelliklerine sahip bir İnşaat Proje Yönetimi Sistemi, fiyatlandırma ve teslimat tahminleri oluşturmak için tedarik zinciri boyunca çeşitli noktalardan gelen verileri kullanacaktır.

Satınalma yönetimi

Malzeme ve parça tedarik kaynaklarından gelen veriler fiyatlandırma ve satın alma kararları için kullanılabilir. Ayrıca tedarikçi firmalar ile olan ilişkilerin yönetilmesi satınalma yönetimi sayesinde mümkündür.

Portföy yönetimi

İnşaat şirketleri rekabetçi kalabilmek için yeni ürünlerin araştırılması ve geliştirilmesine büyük yatırım yapmak zorundadır. İnşaat proje yönetimi  yazılımı içerisindeki proje ve portföy yönetimi özellikleri , şirketlerin yeni projelerini geliştirmeleri ve izlemeleri için imkanlar sunmaktadır. Bu araçlar, görevler, son tarihler ve ilerleme raporları gibi günlük proje yönetimi özelliklerini içerir. Ayrıca malzeme ve malzeme fiyatlandırma, tedarik zinciri verileri ve zaman çizelgeleri gibi üretim organizasyon araçları ile bağlantı kurarlar.

Analizler

İnşaat proje yönetimi  yazılımı içindeki analiz araçları , karmaşık veri kümelerine netlik kazandırır. Raporlar, geçmiş verilerdeki uzun vadeli eğilimleri açıklığa kavuşturur ve acil eylem gerektiren dar boğazları belirlemek için ayrıntılara iner.

Sonuç

Bu bilgiler ışığında, doğru inşaat proje yönetimi yazılım çözümü ile sonuca ulaşma şansınız çok yüksektir ve size son derece değerli zaman ve para tasarrufu sağlar. O-MEGA ERP İnşaat Proje Yönetimi yazılımı size bir deneme sürümü sunar, böylece ücretsiz deneme süresi alıp ardından, kullanılacak doğru yazılımı bulup bulmadığınızı veya başka bir çözüm bulmanız gerekip gerekmediğini test edebilirsiniz.

Her sistemin güçlü ve zayıf yanları vardır. Dolayısıyla tüm sistemler eşit değildir. Bir sistem seçerken dikkat etmeniz gereken özellikler.

Gerçek Zamanlı Güncellemeler : Projenizin etrafında olup bitenleri kolay ve hızlı bir şekilde takip etmeniz gerekir. Paydaşlar, inşaat projesinin tamamlanma süresini tahmin edebilmelidir. Sistem, projenizin ilerlemesini her an izleyebilmenizi sağlamalıdır.

Kullanımı kolay raporlama araçları : Sistemin çeşitli taraflar arasındaki iletişimi güçlendirmek için basit bir raporlama aracı olmalıdır. Bu, proje içindeki verimliliği artıracak ve çeşitli görevlerin yönetimini basitleştirecektir.

Sınırsız erişilebilirlik : Bir inşaat projesi üzerinde çalışırken, projeye engelsiz erişim önemlidir. Bu nedenle, bulunduğunuz yerden bağımsız olarak projenize bağlanabilmeniz önemlidir. Başka bir deyişle, hareketliliğe yatırım yapmanız önemlidir. Cep telefonunuzu yerinde kullanabilmeniz ve olası proje aşamalarını bildirebilmeniz gerekir.

Dosya Paylaşımı : İşbirliğini kolaylaştırmak için, sistemde dosya değişikliği durumunda bildirim özelliklerine sahip merkezi bir dosya paylaşım noktası içeren iyi bir dosya paylaşımı olmalıdır. Dosya paylaşma özelliği, proje belgelerinin bir noktadan diğerine güvenliğini sağlamak için güvenli olmalıdır.

Güçlü Destek : Bir proje üzerinde çalışırken karşılaşabileceğiniz olası sorunlarda 7/24 yardımcı olacak birine sahip olmak kaçınılmazdır. Her zaman inşaat sektöründe uzmanlaşmış ekibe sahip bir ürün arayın.

Sorun İzleme : Paydaşların takip edebilmesi için sorunları belgeleyerek izleyebilmelisiniz.